Principales características
- Gestión de documentos en la nube
Almacenamiento y organización centralizada de todo tipo de documentos empresariales con acceso desde cualquier dispositivo y lugar. - Inteligencia artificial integrada
Sistema que permite hacer preguntas sobre documentos almacenados, genera resúmenes automáticos y extrae información clave de los archivos. - Firma electrónica nativa
Herramienta Box Sign integrada que permite firmar, enviar y almacenar documentos sin salir de la plataforma. - Seguridad avanzada
Detección de malware mediante aprendizaje profundo, alertas de actividad sospechosa y cumplimiento de normativas como GDPR, FINRA e HIPAA. - Automatización de flujos de trabajo
Capacidad para catalogar archivos automáticamente y crear flujos de trabajo que agilizan procesos como aprobaciones y gestión de documentos.
Ventajas significativas
- Colaboración en tiempo real
Permite que múltiples usuarios trabajen simultáneamente en los mismos documentos, ideal para equipos distribuidos. - Integraciones extensivas
Compatibilidad con más de 1500 aplicaciones diferentes, facilitando la conexión con otras herramientas empresariales. - Apis para desarrolladores
Conjunto completo de APIs y SDKs que permiten personalizar y extender las funcionalidades de Box según necesidades específicas. - Cumplimiento normativo
Adaptación a diferentes regulaciones sectoriales y regionales, garantizando el cumplimiento legal en distintos contextos. - Escalabilidad empresarial
Capacidad para crecer con las necesidades de la organización, desde pequeños equipos hasta grandes corporaciones. - Control de acceso granular
Gestión detallada de permisos y accesos a nivel de usuario, grupo y documento. - Análisis y reportes
Herramientas de análisis que proporcionan visibilidad sobre el uso y acceso a los documentos. - Soporte multiplataforma
Acceso desde cualquier dispositivo y sistema operativo, garantizando la continuidad del trabajo. - Recuperación y versionado
Sistema de control de versiones y recuperación de documentos que protege contra pérdidas accidentales.
Casos de uso
Sector Sanitario
- Los hospitales la utilizan para gestionar historiales médicos digitales
- Los equipos médicos comparten imágenes diagnósticas de forma segura
- Gestión de documentación de ensayos clínicos (como hace AstraZeneca)
- Coordinación de la documentación para la acreditación hospitalaria
Sector Financiero
- Morgan Stanley la usa para compartir documentación financiera confidencial
- Gestión segura de contratos y acuerdos con clientes
- Proceso de incorporación de nuevos clientes (KYC)
- Auditorías financieras con control de acceso detallado
Sector Educativo
- Universidades gestionan expedientes académicos
- Profesores comparten material didáctico con estudiantes
- Administración de documentos de investigación
- Gestión de procesos de admisión
Recursos Humanos
- Gestión digital de expedientes de empleados
- Proceso de incorporación de nuevo personal
- Distribución de manuales y políticas corporativas
- Firma electrónica de contratos laborales
Departamentos Legales
- Gestión de contratos y documentación legal
- Control de versiones en documentos legales
- Firma electrónica de acuerdos
- Colaboración segura con despachos externos
Marketing y Ventas
- Gestión de materiales de marketing
- Compartir presentaciones de ventas
- Colaboración en propuestas comerciales
- Gestión de activos digitales
Sector Gubernamental
- La Fuerza Aérea de EE.UU. la utiliza para gestión documental segura
- Gestión de documentación clasificada
- Colaboración entre departamentos gubernamentales
- Archivo digital de documentos oficiales
Construcción e Inmobiliaria
- JLL la utiliza para gestionar documentación de proyectos
- Compartir planos y especificaciones técnicas
- Gestión de permisos y licencias
- Documentación de inspecciones y mantenimiento
Tecnología
- Broadcom la utiliza para gestión de documentación técnica
- Colaboración en desarrollo de software
- Gestión de documentación de productos
- Compartir especificaciones técnicas
Hostelería y Turismo
- Airbnb la utiliza para gestión documental corporativa
- Gestión de contratos con proveedores
- Documentación de formación de personal
- Gestión de políticas y procedimientos
En cada uno de estos casos, Box demuestra su versatilidad en:
- Mantener la seguridad de datos sensibles
- Facilitar la colaboración entre equipos
- Automatizar procesos documentales
- Cumplir con requisitos regulatorios específicos del sector
- Proporcionar acceso controlado a la información
- Permitir la firma electrónica de documentos
- Mantener un registro de auditoría detallado
Público objetivo
- Empresas Medianas y Grandes
- Organizaciones con más de 100 empleados
- Empresas con múltiples departamentos y sedes
- Corporaciones que manejan datos sensibles
- Compañías con necesidades de colaboración compleja - Sectores Regulados
- Instituciones financieras
- Organizaciones sanitarias
- Entidades gubernamentales
- Bufetes de abogados
- Empresas farmacéuticas - Departamentos Específicos
- Equipos de Recursos Humanos
- Departamentos legales
- Equipos de Marketing y Ventas
- Departamentos de TI
- Grupos de desarrollo de producto - Profesionales Específicos
- Directores de Tecnología (CTO)
- Responsables de Seguridad de la Información (CISO)
- Directores de Operaciones (COO)
- Gerentes de Proyecto
- Responsables de Cumplimiento Normativo - Organizaciones con Necesidades Específicas
- Empresas con equipos remotos o distribuidos
- Organizaciones que requieren alta seguridad documental
- Compañías con necesidades de cumplimiento normativo estricto
- Empresas que manejan propiedad intelectual valiosa
NO es el público objetivo ideal para:
- Pequeñas empresas con presupuesto limitado
- Autónomos o freelancers individuales
- Usuarios particulares
- Microempresas con necesidades básicas de almacenamiento
- Organizaciones con necesidades simples de gestión documental
La herramienta está claramente orientada al sector empresarial de cierta envergadura que necesita funcionalidades avanzadas y está dispuesto a invertir en una solución robusta.
Plan de precios
- Business
- Pensado para equipos pequeños y medianos
- Almacenamiento ilimitado
- Archivos hasta 5 GB
- Requiere mínimo 3 usuarios
- Limitado en colaboradores externos
- Ideal para empresas que empiezan con gestión documental - Business Plus
- Para empresas en crecimiento
- Almacenamiento ilimitado
- Archivos hasta 15 GB
- Colaboradores externos ilimitados
- Mejor para empresas que necesitan más colaboración externa - Enterprise
- Para grandes organizaciones
- Archivos hasta 50 GB
- Incluye Box Hubs
- Cumplimiento normativo avanzado (HIPAA, FedRAMP)
- Flujos de trabajo avanzados
- Ideal para empresas con necesidades de seguridad específicas - Enterprise Plus
- El plan más completo
- Archivos hasta 150 GB
- Incluye inteligencia artificial
- Protección avanzada contra amenazas
- Soporte 24/7
- Perfecto para organizaciones que necesitan máxima seguridad y funcionalidades - Enterprise Advanced (Próximo en 2025)
- Plan superior con características adicionales
- Archivos hasta 500 GB
- Aplicaciones sin código ilimitadas
- Agentes de IA personalizados
- Para empresas con necesidades muy específicas
Todos los planes incluyen:
- Mínimo 3 usuarios
- Almacenamiento ilimitado
- Firma electrónica
- Integración con más de 1500 aplicaciones
- Cumplimiento normativo básico
La diferencia principal entre planes está en:
- Tamaño máximo de archivos
- Nivel de soporte
- Funcionalidades de seguridad
- Capacidades de IA
- Opciones de personalización
Conclusión
Box representa una solución empresarial avanzada que va más allá del simple almacenamiento en la nube.
Su combinación de inteligencia artificial, seguridad robusta y herramientas de colaboración la convierte en una plataforma ideal para grandes organizaciones y sectores regulados.
Aunque puede resultar compleja para pequeñas empresas, ofrece un valor excepcional para compañías que necesitan gestionar documentos sensibles y mantener altos estándares de seguridad y cumplimiento normativo.
Preguntas Frecuentes
¿Cuántos usuarios mínimos necesito para contratar Box?
Todos los planes requieren un mínimo de 3 usuarios para poder contratarlos.
¿Hay límite de almacenamiento?
No, todos los planes incluyen almacenamiento ilimitado, independientemente del nivel elegido.
¿Cuál es la diferencia principal entre los planes Business y Enterprise?
La diferencia principal está en el tamaño máximo de archivos (5GB vs 50GB), las capacidades de seguridad y el cumplimiento normativo más avanzado en Enterprise.
¿Puedo tener colaboradores externos?
Depende del plan. Business requiere que paguen cuenta, mientras que Business Plus, Enterprise y Enterprise Plus permiten colaboradores externos ilimitados.
¿Cuántas firmas electrónicas puedo realizar?
Todos los planes incluyen firmas electrónicas ilimitadas a través de la web, pero varían en las firmas mediante integraciones (desde 100 hasta ilimitadas según el plan).
¿Puedo integrar Box con otras aplicaciones?
Sí, todos los planes permiten integraciones con más de 1500 aplicaciones como Microsoft Office, Google Workspace y Slack, aunque el número de integraciones simultáneas varía según el plan.
¿Qué plan incluye la funcionalidad de IA?
La IA está incluida principalmente en el plan Enterprise Plus y será más extensa en el futuro Enterprise Advanced.
¿El soporte está incluido en todos los planes?
Todos incluyen soporte estándar, pero solo Enterprise Plus ofrece soporte mejorado con cobertura 24/7.
